정답인 4번은 문서의 보존 기간을 설정하지 않고 폐기하는 경우 정보의 안전성 및 기록 관리에 부합하지 않기 때문에 적절하지 않습니다. 보존 기간은 법적 요구 사항을 충족하며, 문서 관리의 일관성을 유지하기 위해 필수적입니다. 따라서 이러한 절차를 무시하는 것은 잘못된 접근입니다.