정답: 3번. 외부 강사가 참석하는 회의에서는 강연자의 요구 사항을 사전에 확인하고 준비하는 것이 필수적이다. 하지만 강연자가 상황에 맞지 않게 스스로 자료를 소지하는 것은 비서의 역할과 책임을 벗어난다. 따라서 비서가 강연자의 자료를 소지하여 준비하는 것은 부적절하다.