정답 '2'인 이유는, 행정효율과 협업 촉진을 위해 공문서를 새로 작성하는 것이 아니라 기존의 규정이나 틀을 따르는 것이 일반적이기 때문입니다. 따라서 규정에 따라 다른 형식으로 문서를 작성하는 것이 맞지 않으며, 이 설명은 유의사항으로 적합하지 않습니다.