4번이 정답인 이유는 회의 전 참가자의 참석 여부를 확인하고, 시간을 적절히 안배하여 회의가 원활하게 진행되도록 하기 때문입니다. 이러한 준비가 회의 효율성을 높이고, 불필요한 중복을 방지하는데 도움이 됩니다. 따라서 회의 진행에 필수적인 요소로 평가됩니다.