정답 '3'은 전화 기록부가 상사가 주요 발신자와 통화를 마치면 폐기된다는 내용인데, 이는 전화 기록부의 목적과 관리 원칙에 어긋나기 때문에 부적절합니다. 전화 기록부는 통화 내역을 관리하고 필요한 정보를 기록하는 중요한 문서로, 단순히 특정 발신자와의 통화 완료에 따라 폐기해서는 안 됩니다. 따라서 이는 비서 업무에 있어 가장 적절하지 않은 행동입니다.