정답 3번은 비서가 외부 고객의 명칭을 정확하게 사용하는 것이 중요하다는 점에서 부적절한 설명입니다. 비서는 고객의 명칭과 직책을 정확히 사용해야 하며, 이 정보는 대외 커뮤니케이션에 반드시 포함되어야 하기 때문입니다. 따라서 비서의 역할에 부합하지 않는 내용입니다.